Kamis, 02 Februari 2017

Administrasi Kepegawaian





ADMINISTRASI KEPEGAWAIAN


Kebutuhan pegawai baik di perusahaan swasta maupun di lingkungan Dinas Pemerintahan akan selalu bertambah seiring berkembangnya institusi yang menaungi. Perkembangan perusahaan/institusi ini tak pelak membutuhkan pegawai baru yang mengisi unit bagian yang semakin banyak. Untuk merekrut pegawai baru, ada beberapa hal yang harus dicermati mengenai analisis analisis kebutuhan pegawai.

Analisis kebutuhan pegawai merupakan dasar bagi penyusunan formasi. Analisis kebutuhan pegawai adalah suatu proses perhitungan secara logis dan teratur dari segala dasar-dasar/faktor-faktor yang ditentukan untuk dapat menentukan jumlah dan susunan pangkat Pegawai Negeri Sipil yang diperlukan oleh suatu satuan organisasi negara untuk mampu melaksanakan tugasnya secara berdayaguna, berhasil guna dan berkelanjutan Analisis kebutuhan dilakukan berdasarkan: 

a. Jenis Pekerjaan
Jenis pekerjaan adalah macam-macam pekerjaan yang harus dilakukan oleh suatu satuan organisasi dalam melaksanakan tugas pokoknya, misalnya pekerjaan pengetikan, pemeriksaan perkara, penelitian, perawatan orang sakit, dan lain-lain. 

b. Sifat Pekerjaan
Sifat pekerjaan adalah pekerjaan yang berpengaruh dalam penetapan formasi, yaitu sifat pekerjaan yang ditinjau dari sudut waktu untuk melaksanakan pekerjaan itu. Ada pekerjaan-pekerjaan yang cukup dilaksanakan selama jam kerja saja, misalnya pekerjaan tata usaha, tetapi ada pula pekerjaan yang hams dilakukan selama 24 jam penuh, misalnya pemadam kebakaran, tenaga medis dan para medis di rumahrumah sakit pemerintah. 

c. Perkiraan Beban Kerja
Adalah frekuensi rata-rata dari masing-masing jenis pekerjaan dalam jangka waktu tertentu.
d. Perkiraan Kapasitas Pegawai
Adalah kemampuan rata-rata seorang pegawai untuk menyelesaikan suatu jenis pekerjaan dalam jangka waktu tertentu. Perkiraan beban kerja dan prakiraan kapasitas kerja diperlukan untuk masing-masing jenis pekerjaan. 

e. Jenjang dan Jumlah Jabatan serta Pangkat, 
Penentuan jenjang, jumlah jabatan dan pangkat dalam suatu organisasi harus ditinjau dari sudut keseluruhan organisasi dan tidak ditinjau per unit organisasi. Penentuan susunan pangkat merupakan satu syarat mutlak untuk dipelihara dengan baik dalam suatu organisasi. 

f. Analisis Jabatan
Analisis kebutuhan pegawai dapat diperoleh melalui analisis jabatan untuk mengetahui secara konkrit jumlah dan kualifikasi pegawai yang dibutuhkan oleh suatu unit organisasi untuk mampu melaksanakan tugasnya secara berdayaguna, berhasilguna, dan berkesinambungan. Analisis jabatan adalah suatu kegiatan mengumpulkan, menilai, dan mengorganisasikan informasi tentang jabatan.



g. Prinsip pelaksanaan pekerjaan 
Prinsip pelaksanaan pekerjaan sangat besar pengaruhnya dalam menentukan formasi pegawai. Misalnya, apabila pekerjaan membersihkan ruangan atau merawat pekarangan harus dikerjakan sendiri oleh satuan organisasi yang bersangkutan, maka harus diangkat pegawai untuk pekerjaan-pekerjaan itu, akan tetapi kalau pekerjaan membersihkan ruangan dan merawat pekarangan diborongkan kepada pihak ketiga, maka tidak perlu mengangkat pegawai untuk pekerjaan itu. 

h. Peralatan yang tersedia
Peralatan yang tersedia atau yang diperkirakan akan tersedia dalam menyelesaikan pekerjaan sesuai tugas pokok akan mempengaruhi jumlah dan mutu pegawai yang diperlukan. Pada umumnya makin tinggi mutu peralatan kerja yang ada dan tersedia dalam jumlah yang memadai akan mengurangi jumlah pegawai yang diperlukan.

i. Kemampuan Keuangan Negara/ Daerah
Faktor kemampuan keuangan negara adalah faktor penting yang selalu harus diperhatikan dalam penentuan formasi Pegawai NegeriSipil. Walaupun penyusunan formasi telah sejauh mungkin ditetapkan berdasarkan analisis kebutuhan pegawai seperti diuraikan terdahulu, akan tetapi apabila kemampuan keuangan negara masih terbatas, maka penyusunan formasi tetap harus didasarkan kemampuan keuangan negara yang tersedia. Meskipun formasi telah disusun secara rasional berdasarkan hasil analisis jabatan dan analisis kebutuhan, realisasinya tetap disesuaikan dengan kemampuan anggaran yang tersedia.

Lalu bagaimana penyusunan formasi pegawai untuk swasta?, hal apasajakah yang harus dipertimbangkan?. Untuk perusahaan swasta berukuran kecil perekrutan pegawai baru lebih ditekankan pada kebutuhan perusahaan dan dana yang tersedia, namun untuk perusahaan berskala besar, prinsip diatas juga dapat digunakan sebagai bahan pertimbangan selain prinsip-prinsip yang tentunya dimiliki perusaan sendiri.

Materi terkait dapat dilihat pada Modul Administrasi Kepegawaian.

Sistem penyusunan formasi dapat digunakan system sama dan system ruang ligkup. Sistem sama merupakan system yang menentukan jumlah dan kualitas pegawai yang sama bagi semua satuan organisasi tanpa membedakan besar kecilnya beban kerja. sedangkan system ruang lingkup merupakan suatu system yang menetukan jumlah dan kualitas pegawai berdasarkan jenis, sifat dan beban kerja yang dibebankan kepada suatu organisasi. 

Metode
Dalam menghitung formasi, banyak metode yang dapat dipergunakan. Namun demikian, dalam pedoman ini disajikan metoda yang sederhana yang memungkinkan dapat memberi kemudahan bagi instasi menggunakannya. Metoda yang dipilih adalah metoda beban kerja yang diidentifikasi dari :
  • Hasil kerja
  • Objek kerja
  • Peralatan kerja
  • Tugas per tugas jabatan
Prinsip Penyusunan Formasi
Dalam penyusunan formasi hendaknya diperhatikan prinsip-prinsip sebagai berikut:
  1. setiap jenjang jabatan jumlah pegawainya sesuai dengan beban kerjanya.
  2. setiap perpindahan dalam posisi jabatan yang baik karena adanya mutasi atau promosi dapat dilakukan apabila tersedia posisi jabatan yang lowong.
  3. selain beban kerja organisasi tidak berubah komposisi jumlah pegawai juga tidak berubah.

Materi selanjutnya Analisa Kebutuhan Pegawai

Dalam Administrasi Kepegawaian terdapat berbagai jenis arsip yang dimiliki para pegawai disimpan dengan baik pada filling cabinetnya masing-masing, berbagai jenis arsip ini merupakan kumpulan warkat dari mulai tahap awal penerimaan pegawai, sampai pada masa purna tugas seorang pegawai PNS.
Sumber: https://www.rabobank.com/
Berikut ini berbagai jenis arsip kepegawaian bagi Pegawai Negeri Sipil berdasarkan buku layanan administrasi kepegawaian tahun 2013.
  1. Formasi Pegawai 
  2. Penerimaan Pegawai, meliputi : Pengumuman, Seleksi administrasi, Pemanggilan peserta test, Pelaksanaan ujian tertulis, Keputusan hasil ujian, Wawancara/Litsus, Penetapan Tahap akhir 
  3. Pengangkatan Pegawai, meliputi : a. Usulan Pengangkatan CPNS/PNS, yaitu : Berkas lamaran diterima, Surat Keterangan hasil penelitian/screening, Berkas usulan CPNS/PNS b. SK Kolektif c. SK Perseorangan 
  4. Pembinaan Karir Pegawai : a. Diklat/Kursus/Magang/Tugas Belajar/Ujian Dinas/Izin Belajar Pegawai, meluputi : Surat Perintah/Surat Tugas/SK/Surat Izin, Laporan Kegiatan, STTPL Diklat b. Peninjauan Masa Kerja c. DP3 d. Penetapan Angka Kredit e. Disiplin Pegawai : Daftar Hadir, Rekap Hadir, Catatan Pelanggaran. 
  5. Penyelesaian Pengelolaan Keberatan Pegawai 
  6. Mutasi Pegawai, meliputi : a. Alih Tugas / Diperbantukan / Dipekerjakan, yaitu : Usulan, Nota Persetujuan b. Mutasi Keluarga (Nikah, Anak, Cerai), yaitu : Surat Nikah/Cerai, Akte Kelahiran Anak, c. Kenaikan Gaji Berkala d. Kenaikan Pangkat/Golongan/Jabatan e. Pengangkatan dan Pemberhentian dalam Jabatan Struktural/Fungsional 
  7. Administrasi Pegawai a. Surat Perintah/Surat Tugas/SK Perjalanan Dinas (DN dan LN) b. Dokumentasi Identitas Pegawai, meliputi : Pembuatan Karpeg, Karis/Karsu dan Bukti diri/NIP, Taspen, Keanggotaan organisasi, Profesi Kedinasan (KORPRI,Dharma Wanita,Koperasi, MSI, Arsiparis, dll), Keanggotaan Parpol/LSM ORMAS/KP4/LP2P c. Cuti Diluar Tanggungan Negara; dan Cuti lainnya. 
  8. Kesejahteraan Pegawai, meliputi : Layanan Beras/Pakaian Dinas; Layanan Pemeliharaan; Kesehatan Pegawai; Layanan Asuransi Pegawai; Layanan Tabungan; Perumahan; Bantuan Dinas/Layanan Bantuan Sosial; Layanan Olahraga dan Rekreasi. 
  9. Proses Pemberhentian Pegawai/Pensiun 
  10. Keputusan Pemberhentian Pegawai/Pensiun 
  11. Perselisihan/Sengketa Kepegawaian 
  12. Pemberian Tanda Jasa/Penghargaan 
  13. Data Kepegawaian 
  14. Dokumentasi Kepegawaian 
  15. Berkas Perorangan Pegawai Negeri Sipil
Analisis kebutuhan pegawai dapat diperoleh melalui analisis jabatan untuk mengetahui secara konkrit jumlah dan kualifikasi pegawai yang dibutuhkan oleh suatu unit organisasi untuk mampu melaksanakan tugasnya secara berdayaguna, berhasilguna, dan berkesinambungan. Analisis jabatan adalah suatu kegiatan mengumpulkan, menilai, dan mengorganisasikan informasi tentang jabatan. Analisis jabatan meliputi:
  1. Uraian jabatan atau uraian pekerjaan, yaitu informasi yang lengkap tentang tugas dan berbagai aspek lain dari suatu jabatan atau pekerjaan. 
  2. Kualifikasi atau syarat-syarat jabatan, yaitu keterangan mengenai syarat-syarat yang diperlukan oleh seorang pegawai untuk dapat melakukan tugas tertentu misalnya pendidikan tertentu, 
  3. Peta jabatan, yaitu susunan nama dan tingkat jabatan struktural dan fungsional yang tergambar dalam suatu struktur unit organisasi dari tingkat yang paling rendah sampai dengan yang paling tinggi dan jenis jabatan fungsional serta jumlah yang diperlukan.
Selain prinsip-prinsip diatas ada beberapa hal lain yang mesti dicermati dalam penyusunan formasi pegawai, yakni:
  1. Formasi adalah jumlah dan susunan pangkat yang diperlukan dalam suatu satuan organisasi Negara untuk mampu melaksanakan tugas pokok dalam jangka waktu tertentu.
  2. Persediaan pegawai adalah jumlah PNS yang dimiliki saat ini. Persediaan pegawai disebut juga dengan Bezetting.
  3. Analisis kebutuhan pegawai adalah proses yang dilakukan secara logic, teratur, dan berkesinambungan untuk mengetahui jumlah dan kualitas pegawai yang diperlukan. Analisis kebutuhan pegawai dilakukan agar pegawai memiliki pekerjaan yang jelas sehingga pegawai secara nyata terlihat sumbangan tenaganya terhadap pencapaian misi organisasi atau program yang telah ditetapkan.
  4. Standar kemampuan Rata-rata pegawai adalah standar kemampuan yang menunjukkan ukuran enerji rata-rata yang diberikan seorang pegawai atau sekelompok pegawai untuk memperoleh satu satuan hasil. Standar kemampuan rata-rata pegawai disebut standar prestasi rata-rata pegawai.
  5. Beban kerja adalah sejumlah target pekerjaan atau target hasil yang harus dicapai dalam satu satuan waktu tertentu.
Apabila suatu perusahaan memerlukan tenaga kerja baru, maka akan diusahakan untuk menarik atau mencari tenaga yang di hararapkan dapat melaksanakan tugas dengan baik. Langkah ini sebenarnya merupakn langkah kedua, sedangkan langkah pertama ialah menentukan keadaan dan sifat pekerjaan yang lowong serta keadaan dan sifat atau kecakapan orang/tenaga kerja yang diharapkan sanggup melakukan pekerjaan itu. Dengan demikian, dapat dikatakan bahwa sesungguhnya pencarian atau penarikan tenaga kerja di lakukan setelah diketahui kualifikasi yang harus dimiliki tenaga kerja yang akan dicari, antara lain menyangkut pengetahuan, pengalaman, kepribadiannya dan sebagainya.

Namun sebelum mencari pegawai baru ada beberapa hal yang harus diperhatikan baik untuk instansi pemerintah, maupun swasta, hal ini meliputi; prinsip-prinsip penyusunan formasi, sistem penyusunan formasi, analisa jabatan, sampai pada anggaran/budget yang tersedia, kesemua itu harus dicermati dengan baik.

Agar pelaksanaan pengadaan pegawai kantor berjalan lancar, maka pelaksanaanya harus berdasarkan prosedur yang ada. Adapun langkah-langkahnya sebagai berikut:
  1. Menetapkan perencanaan kebijakan kepegawaian, sehingga menghasilkan penggolongan pekerjaan, analisa pekerjaan, gambaran pekerjaan dan rincian pekerjaan.
  2. Menentukan penarikan pegawai dari sumber-sumber tenaga kerja, baik intern maupun ekstern.
  3. Membuat pengumuman lowongan pekerjaan, analisis pekerjaan, gambaran pekerjaan dan perincian pekerjaan.
  4. Penerimaan surat lamaran pekerjaan dari calon tenaga kerja.
  5. Mengadakan seleksi atau penyaringan administrasi dari surat lamaran yang masuk
  6. Menentukan diterima tidaknya lamaran kerja (dipilih yang memenuhi persyaratan).
  7. Menyiapkan segala perangkat seleksi (baik soal, pedoman penilaian maupun standar kelulusan)
  8. Melakukan pemanggilan bagi calon yang memenuhi syarat untuk mengikuti tes atau ujian.
  9. Mengadakan seleksi pegawai, berupa tes lisan, tertuis, intelegensi, psikotes, dan kesehatan jasmani.
  10. Memeriksa hasil tes dan sekaligus menentukan rangking serta jumlah calon yang lulus.
  11. Memanggil calon pegawai yang lulus untuk mengikuti masa percobaan.
  12. Mengangkat pegawai dengan Surat Keputusan dalam status masa percobaan.
  13. Calon pegawai mengikuti orientasi masa percobaan.
  14. Melakukan penilaian selama calon mengikuti orientasi.
  15. Menentukan lulus tidaknya masa orientasi.
  16. Membuat Surat Keputusan pengangkatan pegawai berstatus pegawai tetap.
  17. Menempatkan pegawai pada jenjang jabatan tertentu dengan tugass, wewenang dan tanggung jawab.
  18. Melakukan pembinaan dan pemeliharaan terhadap pegawai, agar para pegawai berkembang dan betah bekerja di perusahaan.
Video Persiapan Wawancara


Materi Selanjutnya silahkan dibaca pada Pengelolaa Dokumen Kepegawaian
Materi keseluruhan Adiministrasi kepegawaian dapat dilihat di artikel 
Materi Administrasi Kepegawaian

Demikianlah berbagai jenis arsip yang akan tercipta oleh para pegawai negeri sipil, kesemua arsip tersebut patut menjadi perhatian bagi arsiparis di bagian kepegawaian. Dengan banyaknya arsip tersebut maka perlu dipertimbangkan pula pemilihan penyimpanan arsip yang sesuai bagi lembaga tersebut.
Seorang pegawai di suatu instansi juga dapat memiliki berbagai jenis dokumen yang dihasilkan pada saat mereka bekerja pada instansi tersebut. Dengan terciptanya berbagai dokumen tersebut, maka sebaiknya dilakukan pengelolaan dokumen yang baik pula. Pelaksanakan pengelolaan dalam rangka meningkatkan pentingnya dokumen/berkas tata naskah / arsip  pegawai baik Negeri maupun Swasta  sebagai  salah  satu sumber  informasi  manajemen kepegawaian yang dapat membentuk citra positif arsip/tata naskah kepegawaian.
smber gambar: http://kepergokmembaca.wordpress.com/2010/03/21/dian-elvira-rosa/

Jika pengelolaan dokumen kepegawaian dapat tertata dengan baik maka akan menciptakan pengurusan administrasi kepegawaian yang efektif dan efesien. Adapun beberapa fungsi lain dari ketersediaan dokumen kepegawaian antara lain sebagai berikut:
  1. Bukti fisik yang disusun secara kronologis sejak seorang  menjadi pegawai  sampai dengan masa berakhir tugas.
  2. Instrumen yuridis jika terjadi sengketa pegawai. Instrumen yuridis dimaksudkan sebagai bukti hukum baik bagi si pegawai maupun intansi/perusahaannya.
  3. Bukti akuntabilitas kinerja suatu instansi.

Untuk menghasilkan pengelolaan dokumen yang baik, maka diperlukan pegawai yang mampu mengurus arsip kepegawaian ini. Sebab betapapun pentingnya sebuah arsip, dan sebaik apapun sistem penyimpanannya, jika pegawai yang bertanggung jawab dalam hal ini tidak bekerja dengan baik, maka pengelolaan dokumen tersebut juga tidak efektif.

Pegawai yang mengelola dokumen kepegawaian diharapkan perlu memperhatikan hal-hal sebagai berikut :
  1. Menjaga kerapihan penyimpanan.
  2. Menjaga kebersihan tempat penyimpanan.
  3. Menjadi Petugas yang terampil dan terdidik.
  4. Menciptakan sistem arsip yang mudah dalam penyimpanan dan mudah menemukan kembali.
  5. Menjaga keamanan arsip, melaksanakan fumigasi, dan lainnya sebagaimana ketentuan pengamanan dokumen arsip umum/lainnya. 
Pengelolaan dokumen pegawai hendaknya dilaksanakan secara konvensional maupun elektronik. Hal tersebut demi memastikan keamanan dan keteraturan arsip itu sendiri. Selanjutnya dapat dibaca pada materi Jenis-Jenis Dokumen Kepegawaian bagi PNS


1 komentar:

  1. Grabs at Foxwoods Resort Casino, Mashantucket, CT - Mapyro
    Restaurants. 군산 출장샵 View Menu. Bars. Casino 충청남도 출장마사지 Bars. 영천 출장마사지 Bars at Foxwoods Resort Casino, Mashantucket, CT. 순천 출장안마 Bars at Foxwoods Resort Casino 태백 출장마사지

    BalasHapus